Vervanging Document Management Systeem (DMS)

Samenvatting

Deze aanbesteding betreft de gezamenlijke aanschaf door de Universiteit van Amsterdam (UvA) en de Hogeschool van Amsterdam (HvA) van een nieuw Document Management Systeem ter vervanging van hun huidige DMS. De opdracht omvat de levering en inrichting van de oplossing, de migratie van bestaande documenten, metadata en dossiers, integraties met de bestaande IT-omgeving, opleidingen en kennisoverdracht, en doorlopend beheer, onderhoud, ondersteuning en doorontwikkeling. Het systeem moet toekomstbestendig, veilig en gebruiksvriendelijk zijn en beide instellingen ondersteunen bij het duurzaam beheren, toegankelijk maken en archiveren van digitale documenten en dossiers. De oplossing moet aansluiten op hun bestaande informatievoorziening en functies bieden voor document- en dossierbeheer, metadata, workflows, autorisaties, bewaartermijnen, archivering, vernietiging, zoeken en audittrail. Ook zijn integraties met Microsoft 365 vereist. Bij de beoordeling wegen onder meer de kwaliteit van de oplossing en dienstverlening, de implementatie- en migratieaanpak, toekomstbestendigheid, beveiliging en compliance, en gebruikerservaring, adoptie en zelfredzaamheid mee. Ook de prijs wordt beoordeeld. Verplichte demonstraties maken deel uit van de gunningsprocedure. De uiterste inschrijfdatum is 7 december 2026 om 09.00 uur.